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Informations- und Datenschutzpolitik

Der Schutz Ihrer Persönlichkeit ist uns ein wichtiges Anliegen, weshalb die Informationssicherheits- und Datenschutz-Anforderungen vollumfänglich umgesetzt werden. Bitte beachten Sie die folgenden Punkte unserer Erklärung.

1) Allgemeine Informationen

Zur Erfüllung unserer Aufgaben ist es unumgänglich, dass wir Personendaten unserer Kunden und die zugehörigen PC Daten mit Benutzernamen und Passwörter bei uns speichern. Dabei halten wir uns strikte an die Vorschriften des kantonalen Datenschutzgesetzes.

Zugriff auf die Datensammlung haben nur die HelpOffice Mitarbeiter zwecks der Durchführung des Auftrages, Bearbeitung während des Auftrages und Aufbewahrung nach dem Auftrag.

2) Datensammlungen

Als Datensammlung gilt jeder Bestand von Kundendaten, der so aufgebaut ist, dass HelpOffice mit diesen Daten rasch und korrekt unseren Auftrag erfüllen kann. Die Datensammlung ermöglicht uns, unseren Kunden sicher und schnell bei fehlenden Benutzerdaten sowie auch Passwörtern helfen zu können.

3) Informationssicherheits-Datenmanagementsoftware

Um diese Daten vor missbräuchlicher Bearbeitung zu schützen, betreiben wir eine eigene  CRM- Datenmanagementsoftware. Diese soll Gewähr leisten dafür, dass die Vorschriften zur Informationssicherheit und Datenschutz eingehalten werden. Darin kommt der Schulung und regelmässigen Weiterbildung der Mitarbeiter eine zentrale Bedeutung zu. Um das System kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu verbessern, finden periodisch interne Prüfungen statt.

4) Verhältnismässigkeit

Ein zentraler Grundsatz bei der Datenbearbeitung ist für uns die Verhältnismässigkeit. Das bedeutet: Wir speichern und bearbeiten nur diejenigen Daten, die für die Erfüllung unserer Aufgaben auch tatsächlich notwendig sind.

5) Auskünfte aus Datensammlungen

HelpOffice gibt keine Daten an Dritte weiter. Daten werden nur gegen Identitätsprüfung an unsere Kunden herausgegeben. 

5.3 Rechtsgrundlage

Das Bundesgesetz über den Datenschutz  (DSG) bildet die Grundlage dieser Datenschutzerklärung.

5.4 An der Sammlung Beteiligte

Unsere Kundendaten erhalten bei HelpOffice nur jene Personen Einsicht, die sie für ihre Aufgabenerfüllung brauchen. Alle Mitarbeitenden sind zudem verpflichtet, über die Daten absolutes Stillschweigen einzuhalten.

5.4.1 Geheimhaltungsverpflichtung

Das erhöhte Risiko - welches  unsere Dienstleistung mit sich bringt - wurde verringert, indem sich die Mitarbeiter von HelpOffice zur absoluten Geheimhaltung verpflichten. Diese Geheimhaltung bezieht sich auf alle Vorgänge bei HelpOffice und deren Kunden welche der Mitarbeiter während oder bei Gelegenheit seiner Arbeit erlangt und erlischt auch nicht mit dem Austritt aus der Firma.

5.5 Datenempfänger

5.5.1 Datenbekanntgabe an Dritte

Unsere Kundendaten werden weder verkauft noch mit Dritten ausserhalb von HelpOffice geteilt, sofern keine Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Es wird gewährleistet, dass alle datenempfangenden Stellen die Anforderungen des Datenschutzes und der Datensicherheit einhalten.

6) Rechte der betroffenen Personen

6.1 Recht auf Einsicht, Auskunft und Löschung

Jede Person kann in das Register der Datensammlungen Einsicht nehmen und Auskunft verlangen, welche Daten über sie in einer Datensammlung bearbeitet werden. Die Auskunft wird auf Verlangen schriftlich erteilt. Zudem hat sie Anspruch darauf, dass unrichtige oder nicht notwendige Kundendaten über sie berichtigt oder vernichtet werden und dass Personendaten, die widerrechtlich bearbeitet worden sind, vernichtet oder sonst die Folgen der Widerrechtlichkeit beseitigt werden.

7) Datensicherheit

HelpOffice trifft alle verhältnismässigen Vorkehrungen in technischer und organisatorischer Hinsicht, um die Kundendaten vor Fremdzugriff, Manipulation, Veränderung, Verfälschung oder Verlust zu schützen. Alle Daten werden ordnungsgemäss gesichert, nur so lange aufbewahrt wie es im Hinblick auf den Zweck erforderlich ist und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorschriftsmässig vernichtet.

8) Internet

Die Datenschutzerklärung gilt für alle Websites von HelpOffice Für HelpOffice-Fremde Internetseiten, zu welchen ein Link besteht, wird keine Gewähr für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen übernommen.

8.1 Verwendung von Informationen

Sie können unsere Internetseiten aufrufen, ohne Angaben zu Ihrer Person machen zu müssen. Beim Besuch registrieren unsere Webserver unpersönliche Nutzungsdaten. Die Logfiles geben Auskunft über Ihre IP-Adresse, die zuletzt besuchte Seite, den verwendeten Browser, Datum, Uhrzeit und die angeforderte Datei. Diese Daten sind anonym und werden intern zu statistischen und Website-Optimierenden Zwecken verwendet. Wir achten streng darauf, dass Nutzungsdaten nicht mit persönlichen Daten verknüpft werden.

Die sichere Speicherung Kundenbezogener Daten (z.B. im Zusammenhang mit abonnierten Newslettern) ist gewährleistet.

8.1.1 Google Analytics

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Google Analytics verwendet sogenannte „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die (durch den Cookie erzeugten) Informationen über Ihre Benutzung dieser Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse) werden an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Google wird diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten für die Websitebetreiber zusammenzustellen und um weitere, mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen, zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Google wird in keinem Fall Ihre IP-Adresse mit anderen Daten von Google in Verbindung bringen. Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich nutzen können. Durch die Nutzung dieser Website erklären Sie sich mit der Bearbeitung der über Sie erhobenen Daten durch Google in der zuvor beschriebenen Art und Weise und zu dem zuvor benannten Zweck einverstanden.

 

9) Geräte- Entsorgung

Kundengeräte werden bei HelpOffice Fachgerecht entsorgt. Die Datenträger werden immer ausgebaut, beschriftet und für 1 - 6 Monate bei HelpOffice an einem Abgesicherten Ort gelagert.

Dies damit, falls ein Kunde wirklich noch wichtige Daten vermisst, auch von unserer Seite noch Hilfe möglich ist.

Nach Ablauf dieser Frist werden die Datenträger Physisch zerstört und bei einer zertifizierten Abgabestelle entsorgt.

Jedem Kunde wird vor dem Auftrag unser Ablauf entsprechend erklärt.

10) E-Mails / E-Newsletter

Sie erhalten E-Mails oder E-Newsletter von HelpOffice nur mit Ihrem Einverständnis. Sie können sich jederzeit vom Empfang weiterer Mitteilungen ausschliessen lassen.

9.1 Unverschlüsselter E-Mail-Kontakt

Bitte denken Sie daran, dass unverschlüsselt übermittelte Daten von unbefugten Dritten gelesen oder verändert werden können. Sofern Sie mit uns trotzdem via unverschlüsseltes E-Mail Kontakt aufnehmen, gehen wir davon aus, dass Sie diese Art der Kommunikation mit uns explizit wünschen. Sie erklären sich dann damit einverstanden, dass wir Ihnen ebenfalls per unverschlüsseltes E-Mail eine entsprechende Antwort geben.

11) Änderungen dieser Informations- und Datenschutzpolitik

Änderungen dieser Politik durch HelpOffice können jederzeit erfolgen. Bitte konsultieren Sie regelmässig diese Erklärung.

12) Kontakt

Richten Sie ihre Anregungen, Fragen und Korrektur- oder Löschungsbegehren bitte an den Datenschutzbeauftragten von HelpOffice. Sie erreichen uns unter der E-Mail-Adresse

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